คู่มือใช้งานระบบปฏิบัติการ EasyFO กับโรงแรม True Siam

คู่มือใช้งานระบบปฏิบัติการ EasyFO กับโรงแรม True Siam

แบ่งรายละเอียดการใช้งานตามฟังชั่นในระบบปฏิบัติการจริง

1. Reservation

Search ใช้สำหรับค้นหา booking ที่จองไว้แล้วแต่ยังไม่ได้ check in สามารถค้นหา booking ตามฟังชั่น ดังภาพ

ใส่ข้อมูลตามหัวข้อขึ้นอยู่กับว่าต้องการค้นหาข้อมูลด้วยวิธีไหน หรือมีข้อมูลอะไรที่ได้รับมาเพื่อการค้นหา ซึ่งฟังชั่นเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันได้ในการค้นหาแต่ละครั้ง เมื่อค้นหาแล้วจะปรากฎหน้า Reservation List ดังภาพ

จากภาพจะเห็นว่าหน้า Reservation List นั้นปรากฎฟังชั่นการใช้งานด้านขวาด้วย ซึ่งฟังชั่นด้านขวาจะพบในหัวข้ออื่นๆ ด้วย ส่วนมากจะใช้งานเหมือนกัน จะมีเพียงบางฟังชั่นเท่านั้นที่เปลี่ยนไป รายละเอียดการใช้ ดังนี้

New Book สามารถทำการสร้าง booking ใหม่จากหน้านี้ได้เลย เมื่อคลิกแล้วจะปรากฎหน้า Reservation Details จากนั้นใส่ข้อมูล booking ใหม่ ตามหัวข้อ ข้อมูลจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ดังนี้

ส่วน Profile ในส่วนนี้จะมีช่องให้ใส่ข้อมูล ดังนี้

                + Company # 1 ใส่ชื่อ Agent ที่ทำการจองห้องพักกับโรงแรม

                + Company # 2 True Siam ไม่ได้ใช้ฟังชั่นนี้

                + Group ใช้สำหรับรายชื่อ Group ที่ตั้งไว้ จะกล่าวถึงในหัวข้อ New Group           

                + Last Name True Siam จะใส่ทั้งชื่อและนามสกุลผู้เข้าพักในช่องนี้เลย

                + First Name True Siam จะใช้ใส่ชื่อและนามสกุลบุคคลที่ 2 ที่เข้าพัก

                + Title คำนำหน้าชื่อ

                + Reservation # ระบบจะประมวลผลอัตโนมัติ หลังจากทำ booking เสร็จ ในส่วนนี้ใช้เป็น reservation confirms กับลูกค้า และใช้สำหรับค้นหาจาก Reservation No. ด้วย

                + Address สามารถเพิ่มข้อมูลที่อยู่ได้ในฟังชั่น Guest Profile

                + Country สามารถเพิ่มข้อมูลได้ในฟังชั่น Guest Profile

                + Nationality ระบบจะถามตั้งแต่ตอนใส่ชื่อลูกค้า และยังสามารถแก้ไขได้ในฟังชั่น Guest Profile

ในส่วนของ Profile ระบบจะเก็บเป็นประวัติไว้เรียกดู หรือนำมาใช้ซ้ำได้ หาได้จากฟังชั่น Profile จะกล่าวถึงในตอนต่อไป

ส่วน Reservation detail ในส่วนนี้ใส่ข้อมูลการเข้าพัก

                + Arrival วันที่ check in

                + Flt เที่ยวบินและเวลา ถ้ามีก็ใส่

                + Departure วันที่ check out

                + No. of Rms ใส่จำนวนห้องพัก

                + Adult ใส่จำนวนผู้พัก

                + Chld ใส่จำนวนเด็กถ้ามี

                + Room Type ประเภทของห้อง

                + Upg ในกรณีที่อัพเกรดห้องช่อง Room Type จะเป็นห้องที่ดีกว่า ส่วนช่อง Upg จะเป็นห้องที่จองมาจริง

                + Room No. ใส่เบอร์ห้อง

                + Rate Code

                + Room Rate ค่าห้อง

                + ABF มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนผู้พัก ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองอาหารเช้าด้วย

                + ABF Chd. มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนเด็ก ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองอาหารเช้าให้เด็กด้วย

                + Extra Bed มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนเตียงเสริม ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองเตียงเสริมด้วย

                + ABF Extra Bed มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนเตียงเสริม ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองอาหารเช้าให้เตียงเสริมด้วย

                + RateNet ช่องนี้จะเป็นช่องรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด 1 คืน ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ

                + Total Rate ช่องนี้จะเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดระยะเวลาที่พักกับโรงแรม ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติเช่นกัน

                + UserID แสดงชื่อผู้ใช้งานระบบ ถ้าเป็น booking ที่ทำเสร็จแล้วจะเป็นชื่อผู้ใช้งานซึ่งเป็นผู้ทำ booking

                + RSVN.Date วันที่ทำ booking

                + Lunch ช่องนี้ True Siam ไม่ได้ใช้งาน

                + Dinner ช่องนี้ True Siam ไม่ได้ใช้งาน

                + Market แสดงที่มาของ booking ว่าจองมาช่องทางไหน

                + Letter

                + RSVN Type

                + Reg. No

                + Reserved by

                + Tel.

                + Specials Req.

                + Pay

                + Cr. Card

                + Expire

                + TM No.

                + Warning Msg

                + Remark 

Edit Book สามารถแก้ไข booking ที่ทำไว้ได้จากฟังชั่นนี้ ข้อมูลที่ต้องการแก้ไขดูตามหัวข้อได้เลย  

CXL Book ใช้สำหรับยกเลิก booking ที่ทำไว้ออกจากระบบ ในกรณีที่จะยกเลิก booking ที่ reception สามารถทำได้คือ

1. ได้รับอนุญาติหรือคำสั่ง จาก reservation หรือ manager ให้ยกเลิก

                2.reception เป็นผู้ทำ booking นั้นๆ เพื่อ block ห้องให้กับลูกค้าที่จะ extend stay

                3. booking no show ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

Guest Profile ในส่วนนี้จะโชว์ข้อมูลของลูกค้า และยังสามารถแก้ไข เพิ่มเติม ข้อมูลลูกค้าได้

Copy Book ใช้สำหรับทำ booking ซ้ำโดยไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด

Split Rsvn. ฟังชั่นนี้จะสามารถใช้ได้ในกรณีที่ booking นั้นมีจำนวนห้องมากกว่า 1 ห้องขึ้นไป ใช้ในการแยก booking ออกจากกัน เมื่อแยกแล้ว booking จะโชว์เพิ่มขึ้นในระบบตามจำนวนที่ระบุไว้

Share Guest ใช้เพิ่มชื่อผู้พักในห้องเดียวกัน แต่ปัจจุบัน True Siam เลิกใช้งานฟังชั่นนี้แล้ว

Room Assign ใช้ป้อนข้อมูลเบอร์ห้องให้กับ booking

Chk In คือ ฟังชั่น check in

User Log ฟังชั่นนี้จะเก็บ record การแก้ไขเปลี่ยนแปลง แสดงวัน เวลา และผู้ใช้งาน

Change Guest ใช้สำหรับเปลี่ยนชื่อผู้เข้าพัก ส่วนมากที่ True Siam จะใช้ในกรณีที่ booking มีมากกว่า 1 ห้องขึ้นไปแต่ชื่อเดียวกัน

Wait List

Com. Profile ใช้เรียกดูข้อมูล agent

Folio SetUp ใช้ตั้งค่า folio สำหรับ True Siam ใช้อยู่ 2 folio คือ

                - Extra คือ จะใช้โพสค่าใช้จ่ายต่างๆ นอกเหนือจากที่ระบุไว้ใน booking จะตั้งค่าไว้ที่ folio ที่ 1

                - Master คือ ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นตาม booking จะตั้งค่าไว้ที่ folio ที่ 2 ในส่วน Master จะต้องตั้งค่า pay by ด้วย pay by จะเป็นชื่อ agent ที่เป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย booking นั้นๆ ส่วนบรรทัดที่ 2 จะเป็นการตั้งค่าค่าใช้จ่ายตามที่ booking กำหนด เช่น ค่าห้อง ค่าอาหารเช้า เป็นต้น

Auto Change ใช้ตั้งค่าเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางส่วนอัตโนมัติ ส่วนมากที่ True Siam จะใช้ตั้งค่าเพื่อเปลี่ยนแปลงค่าห้องพัก

Rsvn. Deposit ใช้โพสชำระเงินให้กับ booking ที่มีการชำระเงินเข้ามาแล้วจริง หลังจากโพสเงินเข้าระบบตัวอัษรของ booking นั้นๆ จะเปลี่ยนเป้นสีฟ้า และจะมียอดเงินที่ชำระเข้ามาโชว์อยู่ใน Reservation Details

Month Post

Print Form

Guest Msg ใช้ฝากข้อความถึงลูกค้า

Trace Job         

ทุกฟังชั่นใช้งานได้โดยการเลือก booking ที่ต้องการ แล้วคลิกฟังชั่นที่ต้องการใช้งานกับ booking นั้น

2. New reservation     ใช้สำหรับสร้าง booking เมื่อคลิกฟังชั่นนี้