คู่มือการปฏิบัติงานด้วยระบบปฏิบัติการ EasyFO ตอนที่ 2

คู่มือการปฏิบัติงานด้วยระบบปฏิบัติการ EasyFO กับโรงแรม True Siam

1. Reservation

1.1 Search ใช้สำหรับค้นหา booking ที่จองไว้แล้วแต่ยังไม่ได้ check in สามารถค้นหา booking ตามฟังชั่น ดังภาพ

ใส่ข้อมูลตามหัวข้อขึ้นอยู่กับว่าต้องการค้นหาข้อมูลด้วยวิธีไหน หรือมีข้อมูลอะไรที่ได้รับมาเพื่อการค้นหา ซึ่งฟังชั่นเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันได้ในการค้นหาแต่ละครั้ง เมื่อค้นหาแล้วจะปรากฎหน้า Reservation List ดังภาพ

  

จากภาพจะเห็นว่าหน้า Reservation List นั้นปรากฎฟังชั่นการใช้งานด้านขวาด้วย ซึ่งฟังชั่นด้านขวาจะพบในหัวข้ออื่นๆ ด้วย ส่วนมาจะใช้งานเหมือนกัน จะมีเพียงบางฟังชั่นเท่านั้นที่เปลี่ยนไป จะอธิบายในหัวข้อถัดไป

1.2 New Reservation ใช้สำหรับสร้าง booking เมื่อคลิกแล้วจะปรากฎหน้า Reservation Details จากนั้นใส่ข้อมูล booking ใหม่ ตามหัวข้อ ข้อมูลจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ดังนี้

 

Profile ระบบจะเก็บเป็นประวัติไว้เรียกดู หรือนำมาใช้ซ้ำได้ หาได้จากฟังชั่น Profile ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อ Profile ในส่วนนี้จะมีช่องให้ใส่ข้อมูล ดังนี้

- Company # 1 ใส่ชื่อ Agent, บริษัท, มหาวิทยาลัย เป็นต้น ที่ทำการจองห้องพักกับโรงแรม

- Company # 2 True Siam ไม่ได้ใช้ฟังชั่นนี้

- Group ใช้สำหรับใส่รายชื่อ Group ที่ตั้งไว้ จะกล่าวถึงในหัวข้อ 1.3 New Group         

- Last Name True Siam จะใส่ทั้งชื่อและนามสกุลผู้เข้าพักในช่องนี้เลย

- First Name True Siam จะใช้ใส่ชื่อและนามสกุลบุคคลที่ 2 ที่เข้าพัก

- Title คำนำหน้าชื่อ

- Reservation # ระบบจะประมวลผลอัตโนมัติ หลังจากทำ booking เสร็จ ในส่วนนี้ใช้เป็น reservation confirms กับลูกค้า และใช้สำหรับค้นหาจาก Reservation No. ด้วย ที่กล่าวถึงในรูปหัวข้อ 1.1 Search

- Address สามารถเพิ่มข้อมูลที่อยู่ได้ในฟังชั่น Guest Profile

- Country สามารถเพิ่มข้อมูลได้ในฟังชั่น Guest Profile

- Nationality ระบบจะถามตั้งแต่ตอนใส่ชื่อลูกค้า และยังสามารถแก้ไขได้ในฟังชั่น Guest Profile

Reservation detail ในส่วนนี้ใส่ข้อมูลการเข้าพัก

+ Arrival วันที่ check in

+ Flt เที่ยวบินและเวลา ถ้ามีก็ใส่

+ Departure วันที่ check out

+ No. of Rms ใส่จำนวนห้องพัก

+ Adult ใส่จำนวนผู้พัก

+ Chld ใส่จำนวนเด็กถ้ามี

+ Room Type เลือกประเภทของห้อง

+ Upg เลือกประเภทห้อง ในกรณีที่อัพเกรดห้องช่อง Room Type จะเป็นห้องที่ดีกว่า ส่วนช่อง Upg จะเป็นห้องที่จองมาจริง

+ Room No. ใส่เบอร์ห้อง

+ Rate Code

+ Room Rate ใส่ค่าห้อง

+ ABF มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนผู้พัก ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองอาหารเช้าด้วย

+ ABF Chd. มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนเด็ก ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองอาหารเช้าให้เด็กด้วย

+ Extra Bed มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนเตียงเสริม ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองเตียงเสริมด้วย

+ ABF Extra Bed มี 2 ช่อง ช่องแรกใส่จำนวนเตียงเสริม ช่องต่อไปใส่ราคา ในกรณี booking นั้นจองอาหารเช้าให้เตียงเสริมด้วย

+ RateNet ช่องนี้จะเป็นช่องรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด 1 คืน ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ

+ Total Rate ช่องนี้จะเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดระยะเวลาที่พักกับโรงแรม ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติเช่นกัน

+ UserID แสดงชื่อผู้ใช้งานระบบ ถ้าเป็น booking ที่ทำเสร็จแล้วจะเป็นชื่อผู้ใช้งานซึ่งเป็นผู้ทำ booking นั้นๆ

+ RSVN.Date แสดงวันที่ที่ทำ booking

+ Lunch ช่องนี้ True Siam ไม่ได้ใช้งาน

+ Dinner ช่องนี้ True Siam ไม่ได้ใช้งาน

+ Market แสดงที่มาของ booking ว่าจองมาช่องทางไหน

+ Letter

+ RSVN Type

+ Reg. No เลข booking ถ้ามีก็ใส่

+ Reserved by ส่วนมาก True Siam จะใส่ชื่อผู้ที่ใช้วิธิโทรจองให้คนอื่น

+ Tel. เบอร์โทรศัพท์ของผู้จอง

+ Specials Req.

+ Pay

+ Cr. Card

+ Expire

+ TM No.

+ Warning Msg หากมีข้อความที่จะฝากถึง reception จะใส่ข้อความในช่องนี้

+ Remark ช่องนี้จะคล้ายเป็น short note แสดงข้อมูลของ booking 

                1.3 New Group

1.4 Cxl/NoShow = 1.1 Search แต่ใช้สำหรับค้นหา booking ที่ยกเลิกแล้ว เมื่อค้นหาแล้วจะปรากฎหน้า Cancellation List และก็จะปรากฎฟังชั่นด้านขวาเช่นกัน แต่จะมีบางฟังชั่นเท่านั้นที่ใช้งานได้และบางฟังชั่นที่ชื่อเปลี่ยนไป

1.5 Allotment

                1.6 Import

                1.7 Export

2. Front Desk

                2.1 Arrival = 1.1 Search แต่จะมีฟังชั่น Arrival Today ให้ใช้งานง่ายขึ้น เพื่อเรียกดูรายการ booking ที่รอ check in ในวันนั้นๆ

                2.2 In House = 1.1 Search แต่ใช้สำหรับค้นหา booking ในระบบ in house คือลูกค้าที่ check in แล้ว และยังไม่ได้ check out เมื่อค้นหาแล้วจะปรากฎหน้า In House List และก็จะปรากฎฟังชั่นด้านขวาเช่นกัน แต่จะมีบางฟังชั่นเท่านั้นที่ใช้งานได้และบางฟังชั่นที่ชื่อเปลี่ยนไป

                2.3 Checked Out = 1.1 Search แต่ใช้สำหรับค้นหา booking ที่ checked out แล้ว เมื่อค้นหาแล้วจะปรากฎหน้า Cancellation List และก็จะปรากฎฟังชั่นด้านขวาเช่นกัน แต่จะมีบางฟังชั่นเท่านั้นที่ใช้งานได้และบางฟังชั่นที่ชื่อเปลี่ยนไป

                2.4 B/F Coupon ใช้พิมพ์คูปองอาหารเช้า แต่ True Siam ไม่ได้ใช้งานแล้ว

                2.5 Activity

                2.6 Trace Action

                2.7 Banquet

3. Cashier

                3.1 Guest Folio

                3.2 Non House

                3.3 Fast Posting

                3.4 Utilities

                3.5 Audit Posting

                3.6 Folio History

                3.7 View Trans.

4. Housekeeping

                4.1 Room Status

                4.2 Out Of Order

                4.3 Posting

                4.4 OOO History

5. Profile

                5.1 Guest Profile

                5.2 Company Profile

                5.3 Group Profile

                5.4 History by Room

                5.5 History by Rsvn

                5.6 Advertising E-Mail

                5.7 Birthday E-Mail

                5.8 Advertising SMS

                5.9 Birthday SMS

                5.10 Mailing List

                5.11 Label

6. Report

                6.1 Front Desk

                6.2 Cashier

                6.3 Housekeeping

                6.4 Reservation

                6.5 Statistic

                6.6 Set Up

                6.7 Close Day

7. Night Audit

                7.1 Index Files

                7.2 Auto Room Charge

                7.3 Night Audit Posting

                7.4 Close Day Proc.

8. Maintenance

                8.1 Index Files

                8.2 Availability

                8.3 Reset User

                8.4 Restore Back Up

                8.5 Data Management

ฟังชั่นด้านขวาในหน้าการค้นหาต่างๆ

***ภาพตัวอย่างฟังชั่นด้านขวาของแต่ละหัวข้อ***

 

จากหน้า	จากหน้า	จากหน้า	จากหน้า	จากหน้า
Reservation List	Cancellation List	In House List	Check Out List	Guest In House Folio

*อธิบายจากภาพแรก ซ้ายไปขวา และ บนลงล่าง สำหรับฟังชั่นที่ชื่อเปลี่ยนไปจะต่อท้ายจาก Trace Job ส่วนฟังชั่นจากหน้า Guest In House Folio ค่อนข้างจะไม่เหมือนภาพอื่น ซึ่งจะอธิบายแค่บางฟังชั่นที่ไม่เหมือนภาพอื่นเท่านั้น

New Book = 1.2 New Reservation

Edit Book สามารถแก้ไข booking ที่ทำไว้ได้จากฟังชั่นนี้ เมื่อคลิกแล้วจะปรากฎหน้า Reservation Details เหมือนกับหน้า 1.2 New Reservation เพียงแต่ว่าหน้า Edit Book จะเป็น reservation ที่มีข้อมูลแล้ว  

CXL Book ใช้สำหรับยกเลิก booking ที่ทำไว้ ในกรณีจะยกเลิก booking ที่ reception สามารถทำได้คือ

1. ได้รับอนุญาติหรือคำสั่ง จาก reservation หรือ manager ให้ยกเลิก

                2.reception เป็นผู้ทำ booking นั้นๆ เพื่อ block ห้องให้กับลูกค้าที่จะ extend stay

                3. booking no show ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

Guest Profile ในส่วนนี้จะใช้ update ข้อมูลลูกค้าหลังจากลูกค้ามา check in และยังเรียกใช้ เรียกดู แก้ไข เพิ่มเติม ได้ในภายหลัง

Copy Book ใช้สำหรับทำ booking ซ้ำโดยไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด

Split Rsvn. ฟังชั่นนี้จะสามารถใช้ได้ในกรณีที่ booking นั้นมีจำนวนห้องมากกว่า 1 ห้องขึ้นไป ใช้ในการแยก booking ออกจากกัน เมื่อแยกแล้ว booking จะโชว์เพิ่มขึ้นในระบบตามจำนวนที่ระบุไว้

Share Guest ใช้เพิ่มชื่อผู้พักในห้องเดียวกัน แต่ปัจจุบัน True Siam เลิกใช้งานฟังชั่นนี้แล้ว

Room Assign ใช้ป้อนข้อมูลเบอร์ห้องให้กับ booking

Chk In คือ ฟังชั่น check in จะสามารถใช้ฟังชั่น Chk In ได้กับ booking ที่วันที่นั้นเป็นปัจจุบัน

User Log ฟังชั่นนี้จะเก็บ record การแก้ไขเปลี่ยนแปลง แสดงวัน เวลา และชื่อผู้ใช้งาน

Change Guest ใช้สำหรับเปลี่ยนชื่อผู้เข้าพัก ส่วนมากที่ True Siam จะใช้ในกรณีที่ booking มีมากกว่า 1 ห้องขึ้นไปแต่ชื่อเดียวกัน

Wait List

Com. Profile ใช้เรียกดูข้อมูล agent

Folio SetUp ใช้ตั้งค่า folio สำหรับ True Siam ใช้อยู่ 2 folio คือ

                1. Extra คือ จะใช้โพสค่าใช้จ่ายต่างๆ นอกเหนือจากที่ระบุไว้ใน booking จะตั้งค่าไว้ที่ folio ที่ 1

                2. Master คือ ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นตาม booking จะตั้งค่าไว้ที่ folio ที่ 2 ในส่วน Master จะต้องตั้งค่า pay by ด้วย pay by จะเป็นชื่อ agent ที่เป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย booking นั้นๆ ส่วนบรรทัดที่ 2 จะเป็นการตั้งค่าค่าใช้จ่ายตามที่ booking กำหนด เช่น ค่าห้อง ค่าอาหารเช้า เป็นต้น ดูภาพตัวอย่างด้านล่าง

Auto Change ใช้ตั้งค่าเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางส่วนอัตโนมัติ ส่วนมากที่ True Siam จะใช้ตั้งค่าเพื่อเปลี่ยนแปลงค่าห้องพัก

Rsvn. Deposit ใช้โพสชำระเงินให้กับ booking ที่มีการชำระเงินเข้ามาแล้วจริง หลังจากโพสเงินเข้าระบบตัวอัษรของ booking นั้นๆ จะเปลี่ยนเป็นสีฟ้า และจะมียอดเงินที่ชำระเข้ามาโชว์อยู่ใน Reservation Details ด้วย

Month Post

Print Form ใช้สั่งพิมพ์เอกสาร

Guest Msg ใช้ฝากข้อความถึงลูกค้า เมื่อมีการฝากข้อความถึงลูกค้าจะมีรูปจดหมายขึ้นที่ช่อง Msg หน้า Reservation List

Trace Job         

Re Rsvn เมื่อ Booking ถูกยกเลิกไปแล้ว แต่ต้องการนำ booking นั้นกลับมาใช้งาน ฟังชั่นนี้จะใช้เรียกคืน booking ได้

Move Room ใช้สำหรับย้ายห้อง สำหรับห้องที่ check in แล้ว ไม่สามารถยกเลิก check in ได้ แต่ต้องการย้ายห้อง

CXL ChkIn เป็นฟังชั่นใช้ยกเลิกการ check in คืออาจทำการ check in เข้าระบบแล้ว แต่ต้องการเรียกกลับมาในหน้า Arrival Today ก็ทำได้ด้วยฟังชั่นนี้ จะใช้ไม่ได้กับ booking ที่มีค่าใช้จ่ายแล้ว

CXL ChkOut เป็นฟังชั่นใช้ยกเลิกการ check out คืออาจต้องการแก้ไขรายการเรียกเก็บเงินต่างๆ ก็สามารถทำได้ด้วยฟังชั่นนี้

*ทุกฟังชั่นใช้งานได้โดยการเลือก booking ที่ต้องการ แล้วคลิกฟังชั่นที่ต้องการใช้งานกับ booking นั้นๆ

ฟังชั่นด้านล่างมาจากภาพที่ 4 จากหน้า Guest In House Folio

Walk In = 1.2 New Reservation

Check Out คือ ฟังชั่น check out จะใช้ได้ต่อเมื่อ balance เป็น 0

Pay ใช้โพสชำระเงิน เมื่อโพสแล้วจะโชว์ในช่อง paid

New Post ใช้โพสค่าใช้จ่าย เมื่อโพสแล้วจะโชว์ในช่อง amount

Void UnVoid ใช้ยกเลิกการโพส Pay และ New Post แต่จะใช้ได้กับรายการที่วันที่นั้นเป็นปัจจุบัน

Transfer ใช้ย้ายรายการจากห้องนึงไปอีกห้องนึง

Split Trns.

Print ใช้สั่งพิมพ์

ChkOut 0 Bal.

Room Posted ใช้โพสค่าใช้จ่ายที่ตั้งค่าไว้ใน reservation โพสได้เฉพาะวันที่ที่เป็นปัจจุบัน

Monthly Posting

Call H/K

In/Out

9. Hot Key F12

F2 Forecast

F3 Calendar

F4 Calculator

F5 Telephone Directory

F6 Log Off

F7 Inquiry = 1.1 Search แต่ใช้สำหรับค้นหา booking ในระบบทั้งหมด สังเกตุจาก status จะมีทั้ง booking ที่ check out แล้ว, booking ที่ in house อยู่, booking ที่ยังไม่ได้ check in และ booking ที่ cancel แล้ว

F8 Floor Plan ผังห้อง

F9 Vacant Room ใช้เช็คห้องว่าง

F2+Shift Hotel Status

F3+Shift World Time

F4+Shift Google Map

F5+Shift Special Event

F6+Shift Change Password

F7+Shift WakeUp Call

F8+Shift Room Planner

F9+Shift Internet Mail

F2+Ctrl Room Type Availability

F3+Ctrl Currency Exchange

F4+Ctrl Statistic Graph

F5+Ctrl Engineer

F6+Ctrl Countdown Check Out

F7+Ctrl View Allotment

F9+Ctrl Log Book